„Ai mail!” - Cum poți opri inundația de e-mailuri

„Doar sclavii pot fi contactați tot timpul” - poate că ați mai auzit această zicală. În ceea ce privește dependența de telefoanele mobile și de conturile de e-mail, este mai actualizată ca niciodată.

Sau nu sunteți unul dintre acei oameni care vă verifică în mod constant smartphone-ul sau e-mailurile primite, într-un mod de a vorbi cu fiecare ton de semnal? "Pușcă la picior"? Dacă nu doriți să fiți terorizați de fluxul de e-mailuri, citiți sfaturile noastre despre cum puteți minimiza numărul de pings cu doar câteva clicuri și deveniți o persoană vizibil mai liberă.

E-mailul este o distragere a atenției de la serviciu

Durează aproximativ 15 minute până când vă puteți concentra pe lucrarea originală după ce ați citit un e-mail sau ați sunat. Puteți lua contramăsuri - cu mijloace simple.

Practic, ar trebui să presupunem că munca noastră poate fi eficientizată, deoarece avem e-mailuri și instrumente online, cum ar fi wiki-uri. Un sondaj realizat de compania americană de coaching Apex Performance contrazice această așteptare. Rezultatul arată că mulți angajați se lasă distrași de la alte sarcini prin numeroase întreruperi la locul de muncă. E-mailul a devenit un factor important aici

Reorganizați-vă traficul de e-mail

În mod obiectiv vorbind, există o diferență între e-mailurile „cum te simți”, inclusiv timpul petrecut pe ele și numerele reale.

Dacă lucrați în management, este posibil să găsiți 300 de e-mailuri pe zi destul de normal. Cu toate acestea, unii dintre angajații dvs. consideră normal să primiți și să răspundeți între 20 și 30 de e-mailuri pe zi.

Autorii sondajului menționat mai sus sunt de părere că cineva care primește mai mult de 100 de e-mailuri pe zi, „Cu siguranță depășește o limită acceptabilă”. Nici un loc de muncă managerial nu face necesar să fii informat despre mai mult de 100 de fapte în fiecare zi. Dacă nu crezi asta, faci ceva greșit.

1. Dacă doriți cu adevărat să faceți ceva pentru a reduce cota zilnică de e-mail, verificați câte liste de e-mail sunteți. Lasă-te șters în toate cele de care nu ai nevoie urgentă. De exemplu, dacă un coleg te pune într-o listă de discuții fără să întrebi, vorbește-i despre asta.

2. Folosiți funcția „Ștergeți automat” - de exemplu. B. pentru e-mailuri de la anumite persoane sau cuvinte cheie definite. Clientul dvs. de e-mail poate fi programat în așa fel încât mesajele primite fie să fie șterse imediat, fie să ajungă într-un folder specific.

3. Chiar și buletinele informative care merită citite vin de obicei la momentul nepotrivit - cel mai bine este să puneți informațiile într-un anumit folder și să le citiți când aveți timp. Ar trebui să vă dezabonați de la buletine de știri pe care le arhivați doar, dar nu le uitați niciodată.

Al 4-lea. În unele companii, confirmările de primire și citire reprezintă 30% din volumul total de e-mailuri. Scapă de aceste instrumente, nu sunt cu adevărat fiabile și deranjează majoritatea destinatarilor.

5. Încă primești spam? Apoi anunțați departamentul IT - a fost mult timp posibil să lucrați fără spam.

Al 6-lea. Fii cu ochii pe sarcinile tale de bază, acest lucru este deosebit de important în pozițiile manageriale. Verificați căsuța de e-mail - nu mai mult de 40% din mesaje se referă la sarcinile dvs. de bază.

Al 7-lea. Funcția CC poate deveni o adevărată povară. Dacă sunteți managerul, puteți cere angajaților dvs. să nu fie CC de fiecare dată, deoarece nu puteți citi toate copiile. Dacă utilizați singur funcția CC, nu uitați că niciun e-mail nu ar trebui să aibă mai mult de doi destinatari.

Un alt aspect este ierarhia din compania dvs.: În timp ce angajații trebuiau să petreacă mult timp pregătind informații pentru superiorii lor, o copie CC înseamnă acum efort zero pentru angajat, dar mult pentru șef. În plus, nu toată lumea păstrează automat în cap o copie a conținutului unui e-mail. Sună puțin simplu, dar în multe companii este de așteptat ca fiecare copie să fie citită și înțeleasă - nu presupuneți că nici colegii dvs., nici șeful dvs.

Dar asta nu este tot: Aproape fiecare e-mail CC generează e-mailuri noi, deoarece destinatarii îi trimit din nou destinatarului CC. Singura modalitate de a rezolva problema este să fii clar cu privire la modul în care vrei să fii informat. Dacă cereți să fiți scutiți de copiile CC, nu înseamnă că doriți să renunțați la informații. Puteți face acest lucru numai dacă configurați un sistem de raportare, solicitați copii adnotate ale informațiilor și demotivați setorii CC externi, referindu-le la angajații responsabili.

A 8-a. În plus față de sarcinile lor de bază, angajații din funcții manageriale trebuie să facă și lucruri care se potrivesc termenului rău necesar. Multe dintre ele vin electronic. Probabil că nu puteți evita acest lucru în întregime, dar îl puteți reduce. Distingeți între e-mailurile necorespunzătoare necesare și cele care sunt o pierdere de timp. Veți fi surprins cât de mare este cota lor.

9. Unii angajați au obiceiul de a atrage excesiv directori în afaceri de zi cu zi cu ajutorul e-mailului. Acesta poate fi un semn că ești copleșit, că îți lipsesc informații importante sau că vrei să te protejezi. Rezolvați aceste probleme și veți primi în mod garantat zeci de e-mailuri mai puțin.

Minimizează întreruperea e-mailului

Înapoi la sondajul de performanță Apex: din 300 de respondenți, aproximativ 70% primesc cel puțin 21 de e-mailuri pe zi. Mai mult de 50% își verifică căsuța de e-mail de cel puțin unsprezece ori pe zi, iar unul din trei își verifică căsuța de e-mail după fiecare notificare. 21 de e-mailuri nu sunt mult în comparație cu 100 până la 300 de mesaje pe zi pe care le primește fiecare al treilea factor de decizie. Dar chiar și cu 21 de e-mailuri, timpul necesar este considerabil - la urma urmei, îți lași munca în urmă de 21 de ori. Două treimi dintre respondenți au spus că au fost întrerupți la fiecare 20 de minute.

Aceste pauze constante au un impact masiv asupra productivității lucrătorilor, potrivit unui sondaj efectuat la Microsoft. Acolo s-a stabilit cât timp au nevoie angajații înainte ca aceștia să se poată concentra pe munca lor efectivă după e-mailuri, apeluri sau mesaje de chat. Durează în medie 15 minute. Aceasta nu include faptul că angajații au trimis deja un răspuns prin e-mail, dacă este necesar. Bărbații răspund la un e-mail profesionist după una până la patru ore, femeile fac de obicei acest lucru în decurs de o oră de la primire.

E-mailul constant nu numai că distrage atenția, ci și provoacă stres. Oamenii de știință de la Universitatea din California și armata SUA au tăiat angajații din conturile lor de e-mail. După aceea, ritmul cardiac a fost mai natural și au lucrat mai concentrat și mai productiv.

Productivitatea pe computer poate fi ușor mărită - de exemplu prin dezactivarea notificării de noi mesaje sau prin utilizarea unor instrumente speciale, cum ar fi JediConcentrate, pentru a ajuta.

Nu vă faceți sclav al contului dvs. de e-mail

Mână pe inimă: și tu vei primi o grămadă de e-mailuri în fiecare zi de care lumea nu are nevoie - și cu siguranță nu. Autorul și „terapeutul digital” Anitra Eggler explică pe SPIEGEL ONLINE cum poate funcționa o dietă digitală. Ea susține că e-mailul te face prost, bolnav și sărac. Acesta este și titlul uneia dintre cărțile ei, alta se numește „Facebook te face prost, orb și fără succes”

Aflăm că autorul specifică timpii de comutare fixați în semnătura ei de e-mail și ignoră în mod constant butonul de primire din programul ei de e-mail. „M-am obișnuit cu asta. Obișnuiam să fac asta mereu când nu știam ce să fac în continuare ... "

Ea are, de asemenea, o părere foarte fermă despre oamenii care își verifică permanent cutiile poștale și o exprimă astfel: „Sincer, cred că faceți clic doar pentru a vedea dacă există un e-mail care nu este încă afișat deja discutabil. Trebuie doar să vă imaginați cum ar arăta în analogie: dacă cineva merge la cutia poștală la fiecare 15 minute sau stă întotdeauna jos pentru a intercepta poștașul, va ajunge în capcană. În trecut, nicio companie nu ar fi cerut angajaților să păzească căsuța poștală de la 7:00 la 21:00. "

Anitra Eggler subliniază, de asemenea, că o persoană medie are douăsprezece ore de orgasm într-o durată de viață de 75 de ani, dar petrece opt luni ștergând e-mailurile nesolicitate. Ea a făcut calculele: din 12 ani a „trimis prin e-mail” unul și jumătate și doi și jumătate „a navigat”, în consecință patru ani nu a trăit în lumea reală. Ea vede acest lucru ca pe un „record urât”. Și acest lucru duce la întrebarea: „Ce mă întorc din momentul în care investesc în e-mailuri?”

Astăzi își citește mesajele de e-mail de două ori pe zi - la 10 dimineața și 16:00. Ea critică persoanele care așteaptă întotdeauna feedback imediat și care apelează după cinci minute pentru a solicita un răspuns prin e-mail. În afară de medicul de urgență, nimeni nu are obligația de a fi disponibil permanent, spune Anitra Eggler.

De asemenea, consiliază companiile și uneori găsește acolo practici ciudate - de ex. De exemplu, angajații scriu un e-mail la ora 17:00 și nu permit programului să o trimită până la ora 23:00. Șeful ar trebui să creadă că lucrează atât de mult. Una peste alta, ea a observat o scădere a eficienței și scăderea productivității. Ceea ce arată teza ei, că e-mailurile te îmbolnăvesc.

Dar de ce e-mailurile te fac prost? Cu acest cuvânt cheie, Anitra Eggler se referă și la întreruperile constante care afectează concentrația. Ea face un calcul că la fiecare unsprezece minute suntem deranjați la locul de muncă - prin e-mailuri, telefoane mobile, colegi. Se presupune că cercetătorii creierului au descoperit că creierul nostru devine dependent de el.

Concluzie: În loc să ne gândim, căutăm doar un stimul nou și facem clic pe butonul de primire.