Scrierea corectă a e-mailului: Cum să obțineți oamenii ocupați să răspundă la e-mailul dvs.!

Ultima actualizare pe 20 octombrie 2020.

Invenția e-mail-ului a făcut posibil ca noi toți să comunicăm unii cu alții mult mai repede și comunicarea devine, de asemenea, mult mai impersonală. Dintr-o dată, străinii complet au ocazia să ne contacteze direct. Unele persoane care sunt foarte ocupate primesc sute de e-mailuri pe zi. Cum reușiți să treceți de aici și să ieșiți din mulțime, astfel încât nu numai să vă citească e-mailul, ci și să le răspundă?

În câteva zile primesc atât de multe e-mailuri încât nu-mi vine să cred. De exemplu, pe 20 ianuarie 2015 I a primit în total 174 de e-mailuri! Marea problemă este că nu am timp să răspund la toate, dar le consider pe toate ca fiind importante. Adesea sunt participanți la cursul online Blog Camp pe care vreau să îi ajut pe toți sau cititorii de pe Off The Path sau TravelWorkLive care pur și simplu au o întrebare despre o postare sau doresc să se întâlnească cu mine.

Practic citesc TOATE emailurile, pe care o primesc. În 2014 mi-au luat chiar 400 de ore citind și răspunzând la e-mailuri, ceea ce este clar foarte mult. De aceea, acum am decis să introduc o singură zi pentru aceasta, iar acum luni este ziua mea de e-mail. Încă citesc fiecare e-mail în fiecare zi, dar nu-i răspund direct, în schimb mi-l trimit pentru următoarea zi de luni. Orice altceva care este important și are prioritate este, de obicei, încă răspuns direct.

Pentru a vă ajuta să scrieți e-mailuri inutile pe care nimeni nu le citește sau le răspunde și pentru a-mi economisi ceva timp în viitor, vreau să vă împărtășesc câteva sfaturi în această postare despre cum să scrieți corect e-mailurile pentru a pentru a ajunge la oameni foarte ocupați!

Scrie un subiect foarte, foarte bun!

Care este primul lucru pe care îl vede și citește destinatarul dvs. de e-mail? Subiectul e-mailului! Și majoritatea oamenilor care sunt atât de ocupați nici măcar nu deschid un e-mail dacă subiectul nu este suficient de atrăgător. Din acest motiv, este foarte important să scrieți un subiect semnificativ care să permită destinatarului dvs. să deschidă e-mailul și să îl citească - cu alte cuvinte, să devină un cititor al destinatarului dvs.!

2. Ține-l scurt!

După cum am spus, primesc multe e-mailuri în fiecare zi. Există mult timp pentru asta și chiar am citit fiecare e-mail. Prin urmare, trebuie să păstrați fiecare e-mail scurt. Dacă reușiți să rezumați un e-mail într-un singur paragraf sau, mai bine spus, două sau trei propoziții, îi faceți cititorului o favoare extraordinară. Desigur, cele mai importante informații nu ar trebui lăsate deoparte!

3. Formatați-vă e-mailurile

Este mult mai ușor să citiți un e-mail atunci când este formatat corespunzător. Prin urmare, puteți utiliza și e-mailuri Mărci îndrăznețe, titluri sau liste fi folosit. Mai ales atunci când scrieți mai mult decât câteva propoziții, acest lucru este extrem de util pentru cititor. Prin urmare, este important să utilizați paragrafe și să nu purtați doar un singur text!

4. Fii pozitiv și încrezător

Scrieți pozitiv și încrezător și nu vă faceți pe voi înșivă, preocuparea sau chiar ideea dvs. mai rău decât este cu parafrazele negative. Mai presus de toate, e-mailul dvs. ar trebui să fie prietenos și pozitiv! De multe ori primesc e-mailuri care mă determină să nu mai citesc e-mailul în prima teză.

Iată un mic exemplu de e-mail cu o intrare greșită și fără formatare pe care l-am primit recent:

Nu prea am vrut să scriu pentru că trebuie să primești sute de e-mailuri, dar acum am vrut doar să spun cât de mare este conținutul tău și cât de mult m-ai ajutat cu Off The Path și noul tău blog. De asemenea, în prezent mă gândesc dacă ar trebui să-mi încep propria afacere, dar sunt încă nehotărât cum și cu ce. Mi-ai dat deja câteva idei. Am fost recent în Thailanda și l-am întâlnit pe vărul tău acolo, ce coincidență, am ajuns cumva să vorbim despre tine. Din păcate, nu-mi amintesc exact cum. În orice caz, am avut o idee grozavă în Thailanda, unde vreau să văd dacă întregul lucru poate fi implementat cumva. Dar probabil va dura ceva timp și până atunci va trebui să plătesc facturi și să duc o viață normală. Știți unde pot găsi un dezvoltator bun de aplicații? Am văzut că și tu ai dezvoltat propria aplicație. Cumva nici măcar nu-mi găsesc calea!

Asta a fost. Vă mulțumesc pentru tot și ar fi minunat dacă ați găsi timp să-mi răspundeți la e-mail.

Începutul e-mailului este negativ și nu prea încrezător în sine, iar textul este foarte lung și fără structură. Din moment ce scrut totul, am avut o problemă reală cu acest e-mail pentru a afla rapid despre ce este vorba de fapt. Dacă expeditorul ar fi formatat o dată acest e-mail, mi-ar fi luat câteva secunde să îl citesc și să răspund în consecință. Și, desigur, un început pozitiv mă face mult mai probabil să citesc mai departe. Iată un exemplu despre modul în care e-mailul de sus poate fi rescris:

Vă mulțumim pentru toate contribuțiile dvs. prin intermediul blogurilor dvs. Am cunoscut recent vărul tău în Thailanda. Lumea este mică ce?

Vreau să îmi creez propria aplicație, dar nu găsesc un dezvoltator bun. Poate aveți câteva sfaturi despre de unde să începeți?

Al doilea e-mail nu este doar mai scurt, dar și mult mai structurat și conține totuși toate informațiile importante din primul e-mail. Deci, împărțiți-vă e-mailurile în paragrafe scurte cu câteva propoziții. Pentru a aduce ceva în prim plan, puteți evidenția cuvintele cu caractere italice sau aldine.

5. Spune exact ce vrei de la cititor!

Știi ce mă înnebunește Un e-mail în care nu știu ce vrea de fapt expeditorul de la mine. Expeditorul îmi trimite un e-mail cu o mulțime de informații, dar nu-mi dă absolut nicio idee la ce să mă aștept de la mine.

Vrei să-ți dau un sfat? Vrei să te prezint pe cineva Sau să oferiți feedback despre ceva? Ar trebui să fiți întotdeauna clar despre ce doriți de fapt de la destinatarul dvs. de e-mail și de ce îi scrieți în primul rând.

Iată un mic exemplu:

Conduc un blog de câteva luni și postez despre diverse lucruri care ni se întâmplă aproape toate în viața de zi cu zi sau sugestii de îmbunătățire, astfel încât să nu mă mai simt atât de stresat.
Practic totul se învârte în jurul vieții și al optimizării acesteia într-un sens psihologic, nu într-unul fizic.

Aș vrea să-l transform într-o oarecare măsură, dar nimic nu este pe primul loc pentru mine.
În afară de scris, nu mă pot gândi la nimic și, oricât de mult îmi place să scriu, nu am nicio idee despre cum pot face mai mulți vizitatori să-i conducă la o carte.

Seminarii web, seminarii, asta. Ați putea face runde de meditație și așa mai departe, dar nu am absolut niciun plan cum sau deloc. Este o idee bună etc.

Si acum? Ce ar trebui să fac exact acolo? Pe lângă faptul că expeditorul ar trebui să parcurgă cursul online Blog Camp și să se ocupe mai mult de branding, poziționare și, mai presus de toate, tematica blogului său, el ar trebui să mă dați un îndemn clar la acțiune!

Dacă trimiteți deja un e-mail cu o cantitate incredibilă de informații, atunci v-aș sfătui să puneți apelul la acțiune în partea de sus. De preferat chiar la început. De exemplu:

Vă trimit acest e-mail pentru a vedea dacă aveți timp pe XXX pentru un scurt interviu Skype pentru blogul XXX. Puteți găsi mai multe informații în acest e-mail! ”

6. Nu aveți așteptări prea mari!

Astăzi putem trimite e-mailuri într-un timp foarte scurt și ne așteptăm la un răspuns imediat, de obicei, de asemenea, foarte util și cuprinzător. Primesc deseori e-mailuri care mă bombardează cu întrebări, doresc feedback cu privire la anumite lucruri sau idei sau chiar îmi cer o idee.

Rețineți întotdeauna că destinatarul e-mailului dvs. nu este furnizorul dvs. de servicii sau nici măcar consilierul dvs.! Oamenii ocupați sunt pentru că au de fapt multe de făcut. Acești oameni nu au timp să vă ofere feedback specific cu privire la ideile dvs. sau chiar să vă sfătuiască. Și pentru mine este de ex. de asemenea, pentru ca sfaturile și feedback-ul să fie exact meseria mea și oamenii să-mi plătească mulți bani pentru asta. Chiar dacă îmi place să-i ajut și pe alții și, de obicei, fac și eu, nu pot să iau o consultație completă doar pentru că cineva mă întreabă frumos.

Deci, rețineți că, în primul rând, majoritatea oamenilor nu au timp să facă acest lucru și, în al doilea rând, costă de obicei bani pentru a obține un răspuns cuprinzător cu sfaturi. Deci, reduceți-vă așteptările și, cel mai important, nu puneți prea multe întrebări simultan!

Iată un exemplu de e-mail cu prea multe așteptări:

Știu că nu mă cunoști, dar am găsit pe blogul tău aproximativ 1.000 de dolari în plus. Așa că am lucrat la propriul meu blog în ultimele câteva săptămâni și acum am 5 postări online. Puteți, vă rog, să citiți acest lucru și să-mi spuneți ce părere aveți despre asta? În plus, încă nu am înțeles motoarele de căutare așa. Ce trebuie să fac acolo?

Cred că acest e-mail arată foarte clar că se cer prea multe și că nu pot face toate aceste lucruri. Amintiți-vă deci că nu ar trebui să faceți cereri prea mari! Și a cere prea mult poate crea rapid o imagine negativă pentru destinatarul e-mailului.

Concluzie:

Ca întotdeauna și peste tot în viață, există o zicală care se potrivește foarte bine cu eticheta de e-mail: „Ce se întâmplă, se întoarce!” Dacă doriți ca eu sau o altă persoană ocupată să vă răspundem la e-mailurile dvs., atunci trebuie să faceți mai întâi ceva despre ele. Scrieți doar un e-mail de genul acesta, nu ajută și crește șansele ca e-mailul să ajungă la gunoi. Fii prietenos, fii deschis și, cel mai important, fii profesionist și nu te aștepta la prea mult. Apoi, o persoană ocupată vă va răspunde și la adresa de e-mail!

Sunteți deja pe YouTube? Care sunt experiențele tale?